Обязанности администратора центр развития ребенка
Должностная инструкция администратора детского центра
Общее положения
1.1. Администратор детского центра назначается на основании приказа директора.
1.2. Администратор детского центра подчиняется непосредственно директору.
1.3. В своей деятельности администратор детского центра руководствуется Конституцией Российской Федерации, Кодексом законов о труде Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании» Типовым положением об общеобразовательном учреждении ,Гражданским кодексом Российской Федерации, Семейным кодексом Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, решениями Правительства Российской Федерации,, а так же Уставом и локальными правовыми детского центра.
Функции
Основными направлениями деятельности администратор детского центра являются :
2.1.Организация воспитательно-образовательного процесса и руководства им в соответствии с Уставом детского центра и законодательством Российской Федерации.
Должностные обязанности
Администратор детского центра выполняет следующие должностные обязанности:
3.1.Организует:
-выполнение всеми участниками воспитательно-образовательного процесса расписание, кружков секций и т.п.;
-деятельность сотрудников и учащихся детского центра в случае непредвиденных ситуаций;
-в случае необходимости, вызов и деятельность аварийных служб;
3.2.Координирует:
-совместную деятельность сотрудников и учащихся, аварийных и специальных служб в случае непредвиденных ситуаций;
3.3.Руководит в случае непредвиденных ситуаций:
-организацией работы аварийных и специальных групп;
-организацие6й деятельности сотрудников и учащихся;
-эвакуацией сотрудников и учащихся;
3.4.Контролирует:
-выполнение правил внутреннего трудового распорядка и режима работы сотрудниками;
-правил поведения для учащихся;
-соблюдение расписание кружков, секций и т.п. всеми участниками образовательного процесса4
3.5.Корректирует:
-расписание, кружков, секций, и т.п. в случае непредвиденных ситуаций;
3.6.Консультирует:
-сотрудников, учащихся, их родителей (законных представителей) по вопросам организации воспитательно-образовательного процесса;
3.7.Обеспечивает:
-эффективное взаимодействие с органами местного самоуправления, родителями (законными представителями), аварийными и специальными службами в случае непредвиденных ситуаций;
-получение письменного объяснения о причинах нарушения режима работы и расписания занятий у всех участников образовательного процесса;
Права
Администратор детского центра имеет право в пределах своей компетенции:
4.1.Принимать любые управленческие решения, касающиеся организации воспитательно — оразовательного процесса;
4.2.Требовать от сотрудников соблюдения режима работы, правил внутреннего трудового распорядка, расписания кружков, секций и т.п.
4.3.Давать обязательные распоряжения сотрудникам;
4.4.Привлекать к дисциплинарной ответственности обучающихся за проступки, дезорганизующие учебно-воспитательный процесс, в порядке, установленном правилами о поощрениях и взысканиях;
4.5.Представлять к дисциплинарной ответственности сотрудников;
4.6.Представлять сотрудников и учащихся к поощрению.
Ответственность.
5.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин устава и правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений директора и иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав.
5.2.За применение, в том числе однократное, методов воспитания, связанных с физическим и психическим насилием над личностью обучающегося, администратор детского центра может быть освобожден от занимаемой должности в соответствии с трудовым законодательством и законом РФ «Об образовании».
5.3.За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических правил организации образовательного, учебного и хозяйственного процессов администратор привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством.
5.4.За виновное причинение центру или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей администратор детского центра несет материальную ответственность в порядке и в пределах , установленных трудовым и гражданским законодательством.
Взаимоотношение. Связи по должности
Администратор детского центра:
6.1.Работает по графику,утвержденному директором;
6.2.Информирует директора и соответствующие службы о всех чрезвычайных происшествиях, связанных с жизнью и здоровьем детей.
Источник
Администратор – это зачастую правая рука учредителя, человек, который контролирует все процессы, пока руководителя нет на месте. Его основная функция – общение с родителями, педагогами и руководителем. Поэтому я считаю, что самое основное качество, которым должен обладать администратор, это эмоциональный интеллект. Это значит, он должен не просто быть милым, вежливым и предупредительным. Он должен чувствовать клиента тонко и попадать в самое «сердце» его основной потребности.
Функции администратора детского клуба
Чувствование с одной стороны, попадание с другой – это то, что подводит нас к важной задаче администратора – продать услугу, которая удовлетворяет клиента.
Как это выглядит на практике:
Администратор приветствует клиента, когда тот приходит в детский сад или клуб. Он – лицо детского заведения.
Он улыбается, знает и называет клиентов по имени, спрашивает, как у них дела, в курсе разных событий в жизни клиентов, сочувствует и поддерживает, рассказывает о том, как ребенок провел время в саду.
Администратор общается с текущими и потенциальными клиентами по телефону, назначает встречи, продает услуги и т. д.
Администратор контролирует время начала и окончания занятий, налаживает коммуникацию с педагогами.
Доброжелательно и мягко разрешает спорные вопросы и конфликты.
Администратор умеет уметь продавать, доносить ценность услуги каждому родителю и довести клиента до покупки абонемента.
Контактирует с руководителем бизнеса и является ключевым звеном между руководителем и сотрудниками команды.
Можно смело сказать, что администратор – это «человек с улыбкой». На эту должность подходит человек улыбчивый, счастливый, который рад жизни и тому, что он проснулся.
Чему нужно обучить администратора
Учить администратора можно и нужно. Но есть качества, которые должны быть присущи человеку на этой должности априори, и им невозможно научить. Самое главное – это эмоциональный интеллект и любовь к людям. Ответственность – тоже немаловажная черта, ведь родители доверяют сотрудникам дошкольного учреждения самое ценное – своих детей.
Еще обязательно в характере администратора должна присутствовать «хозяйственная жилка» и умеренная строгость, ведь порядок в саду – его забота.
Если чему-то и нужно учить администратора, обладающего этими двумя чертами, то клиентоориентированности, которая служит основополагающей силой для продвижения бизнеса. Люди выбирают товар двумя способами: рационально (какое месторасположение, какая цена, подходит-не подходит) или эмоционально. Эмоциональная составляющая при покупке товара или услуги зачастую является весомее, чем рациональная. То есть, независимо от социального статуса клиента, человек готов платить больше, если он помимо самой услуги получает еще и эмоцию.
От клиентоориентированности, глубокого понимание потребностей клиента, зависит, будет ли наше детское заведение успешным или нет. Ведь, по сути, именно клиент платит всем нам заработную плату, поэтому он – самый главный человек для нашего бизнеса.
Как помочь админу наладить эффективное общение с клиентами
Для того чтобы администратор умел наладить первичную связь с клиентами, необходимо разработать и внедрить скрипты.
Скрипт – это определенный алгоритм разговора, четкий, продуманный, спланированный, потому что у нас есть цель – продать. Это сценарий общения между администратором и клиентом.
Скрипты нужны для того чтобы администратору было легче продать услугу, чтобы он накопил опыт в общении с клиентами, чтобы был готовым ответить на любые их вопросы. Услугу сада, клуба очень сложно продать по телефону, поэтому важно сделать все возможное, чтобы после общения по телефону клиент пришел в гости, познакомился с педагогами, посмотрел на процесс обучения вживую.
«Как я могу к вам обращаться?» – первый вопрос, поскольку имя человека – это его ценность. Администратор выясняет имя клиента, возраст его ребенка. Задает вопросы о потребностях родителя (интересует ли его группа полного дня или на полдня). Нужно подготовить ответы на список самых популярных вопросов, чтобы отвечать на них оптимально. Если клиент задает какой-то необычный вопрос, администратор вносит его в список.
Если администратору неудобно разговаривать с клиентом, он может не взять трубку и перезвонить. Или взять трубку и сказать, что он сможет перезвонить через какое-то время. Разговаривать с клиентом нужно, посвящая ему все свое внимание.
Скрипт разговора предполагает то, как администратор должен отвечать на телефонный звонок. Какие вопросы он задает сначала, какие потом. Также должны быть предусмотрены ответы на спорные вопросы и четко сформулированные правила, чтобы в случае непредвиденной ситуации мы могли объясниться с клиентом, не задевая его чувств, ссылаясь на правила вашей компании.
Помните, что клиенты приходят в детский клуб в том числе и за общением. Для мамочки, которая на данном этапе живет своим ребенком, важно, чтобы это общение было источником вдохновения, радости жизни. Именно поэтому администратору необходимо быть эмоционально отзывчивым и общительным.
В связи с этим при выборе кандидата на должность администратора обращайте внимание и на его человеческие качества. Важно, чтобы на этой должности был по-настоящему «свой» человек.
Чек-лист того, что должен уметь и знать администратор
Знать все нюансы рабочего процесса сада.
Встречать и провожать гостей, обеспечивать им необходимую помощь и комфортное пребывание.
Отвечать на входящие звонки согласно скриптам.
Оформлять договора с родителями.
Получать деньги, выписывать абонементы.
Своевременно рассказывать клиентам о новых предложениях, акциях, мероприятиях, а также всех изменениях и нововведениях.
Вести клиентскую базу и учет посещаемости детей.
Организовывать обмен необходимой информацией внутри коллектива.
Контролировать сохранность документации, кассы и материальной базы.
Контролировать чистоту помещения.
Немедленно сообщать руководителю о возникновении непредвиденных ситуаций.
Это – перечень необходимых навыков и функций администратора детского дошкольного заведения. Зная его, можно составить портрет идеального администратора, и тогда поиск и обучение не будут столь долгими и непредсказуемыми.
Вопросы, которые нужно задать администратору при приеме на работу:
Образование, дополнительное образование
Опыт работы
Работает ли еще кандидат
Семейное положение и наличие детей. Какого возраста дети и есть ли кому позаботиться о них в случае болезни
Достижения на прошлой работе
Какими личными качествами и ценностями гордится
Что хотел бы усовершенствовать
Где видит себя через год, 5 лет и т. д.
Кроме этого, важно спросить у кандидата, кто принимает решения в семье. Вопросы о личном важны, т. к. работа администратора иногда предполагает выполнение задач не только в рабочее время, но и на выходных, нужно понимать, как семья отнесется к такому формату работы.
Наблюдение из нашей практики
Как правило из администраторов со временем вырастают отличные помощники руководителя, исполнительные директора, управляющие филиалов, проектные менеджеры, HR-специалисты.
В нашей сети детских учреждений «Тотоша» практически весь управленческий состав бэк-офиса состоит из наших бывших администраторов, которых мы затем обучали на более глубоких и профильных курсах. Поэтому при выборе администратора присмотритесь к кандидату с точки зрения перспективы дальнейшего его обучения и назначения на более ответственную управленческую должность.
Если для вас актуальна данная тема и вас интересуют и другие аспекты открытия и управления детского образовательного центра приходите на семинар «Як відкрити та ефективно керувати дитячим закладом», который состоится 20 октября 2018 в Киеве.
Источник
Если очень коротко, то вся работа детского центра связана с тремя задачами:
- Найти хороших педагогов
- Найти клиентов
- Связать первых и вторых
Как правило, первой и второй задачей занимаются руководители. Они могут годами собирать сильных преподавателей и выкладываться на сто процентов, рекламируя клуб.
А третья задача, как правило, «завязана» на администраторе. И все усилия и финансовые вложения руководителей и учредителей оказываются в хрупких ручках администратора. Именно от него (вернее, как правило, от неё) зависит, соединятся ли в вашем клубе эти две вселенные – хорошие преподаватели и хорошие ученики.
Роль администратора в детском клубе сложно недооценить. На самом деле, администратор – это не совсем верное название. В этом году, публикуя вакансии, мы писали, что нам нужен менеджер-администратор. Мне кажется, оно лучше отражает роль и функции этого ключевого человека в детском центре. Даже если в клубе очень активные учредители-руководители, есть хороший наёмный управляющий, всё равно роль администратора не сводится к ответам на звонки, механическому учету посещений и приёму денег.
Поэтому мы постоянно совершенствуем и оттачиваем бизнес-процессы и работу наших администраторов. Прошедший год не стал исключением – у нас появились новые администраторы, мы многое усовершенствовали, работа администраторов без преувеличения стала гораздо более прозрачной, эффективной и измеряемой. Нам есть чем похвастаться и чем поделиться с коллегами.
Поэтому мы с Юлией Белоцерковской создали обновлённую версию курса «Всё об администраторах детского клуба».
В новый курс мы добавили информацию о новых бизнес-процессах, введенных нами в этом году и показавших хорошие результаты.
Мы рассказываем о том, как в работе администратора и в оценке эффективности его труда могут помочь программы учета.
Помимо этого, мы даём буквально пошаговую инструкцию как искать, выбирать и обучать администраторов, как контролировать их работу, мотивировать и иногда расставаться.
Более подробная информация о курсе →
План обновлённого курса
Найм
- Модели сотрудничества с администраторами
- Функции администратора
- Возможные графики работы
- Описание вакансии
- Мотивация. Зарплата: фиксированная и переменная части
- Объявление о вакансии
- Типы людей, откликающихся на вакансию
- На какие резюме откликаемся
- Организация собеседования
- Деловые качества администратора
- Чек-лист собеседования
Работа
- Основной инструмент администратора. Программы учета (CRM)
- Функция 1. Продажи. Как максимально упростить процесс.
- Функция 2. Хозяйственная. Закупки, слежение за расходами, уборка. Как упростить работу.
- Функция 3. Контроль посещаемости учеников и работы педагогов
- Функция 4. Кассир
- Функция 5. Эмоциональная
- Рабочее место администратора
- Рабочие документы администратора в компьютере
Обучение
- Карта обучения администратора в течение 3-х дней. Каким навыкам обучаем в каждый из дней, как проверяем
- Экскурсия по клубу: маршрутный лист
- Шаблон списка контактов
- Местонахождение основных расходных материалов. Шаблон
- Тест для проверки компетентности администратора после трех дней обучения
- Скрипты для администратора
- Правила оказания первой медицинской помощи
Документы
- Трудовой договор с администратором
- Должностная инструкция администратора
- Приказ о приеме на работу
- Приказ о назначении кассиром
- Договор о материальной ответственности
- Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации
- Соглашение о неразглашении персональных данных субъекта
Риски, проблемы и их минимизация
- Увольнение, продажа базы
- Воровство
- Разобщение внутри коллектива
- Более мелкие: перекладывание задач друг на друга, опоздания, беспорядок, долгие обеды и пр.
- Расставание: в каких случаях, когда и как
Более подробная информация о курсе →
Отзывы о предыдущей версии курса
«Огромное спасибо за этот курс! Я получила все что хотела, многое, что было написано Вами в документах и сказано на аудиозаписи, — это все как будто мои мысли, которые я боялась осуществить, думала, а может так будет не правильно, а оказывается все очень просто. Все вопросы, которые были у меня в ожидании курса, нашли свой ответ. Многое, что я услышала и прочитала, — это то, о чем я бы никогда не догадалась сама 100%, только, если бы я сама не дошла до этого путем своих ошибок и проб, получив такой опыт».
Анастасия, г. Красноярск
«С удовольствием изучаю информацию о работе администраторов, все очень актуально!
Письмо от Вас с предложением приобрести знания о том, как организовать работу администраторов, пришло в тот критический момент, когда опустились руки, и я подумала, что проблема во мне!
Теперь понимаю, что не только я сталкиваюсь с решением подобных вопросов. И найти хорошего сотрудника не просто! Огромное спасибо Вам и Юле за проделанную работу, это очень ценно для меня!»
Юлия, г. Киев
«Спасибо большое за курс «Все об администраторах детского клуба». Вся информация очень ценная и нужная. Благодарю за то, что вы делитесь своим опытом, даете много советов.
В ходе курса предоставлено много ценных документов, на составление и разработку которых ушла бы уйма времени, и до этого просто «руки не доходили». Все четко и грамотно составлено. Курс очень практичный.
Довольно часто не с кем посоветоваться по тому или иному вопросу, приходится идти по наитию. При прослушивании курса, создается впечатление, что общаешься с единомышленниками. Даны четкие рекомендации и пошаговые инструкции по всем вопросам, касающимся администраторов детских клубов.
Я уже не первый раз приобретаю ваши материалы. Каждый раз после их изучения, чувствую огромный прилив сил, энергии и вдохновения! Хочется развиваться дальше, появляется четкое понимание того, в каком направлении нужно двигаться для совершенствования и улучшения работы.
Успехов вам! С удовольствием буду и дальше изучать ваши ценные материалы».
Ольга, г. Киев
Более подробная информация о курсе →
Источник